С каждым годом бизнес в Беларуси всё активнее переходит на электронный документооборот (ЭДО). Бумажные носители уходят в прошлое, уступая место цифровым решениям. А с 2025 года ЭДО становится не просто удобной альтернативой, а обязательным элементом документооборота для целого ряда компаний.
В этой статье специалисты «АктивУчет» расскажут, что нужно знать при переходе на ЭДО, с чего начать, какие документы можно перевести в электронный вид и как избежать типичных ошибок.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
ЭДО — это система обмена юридически значимыми документами между организациями в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Такие документы, в том числе касающиеся бухгалтерского учёта, приравниваются к бумажным и принимаются государственными органами.
Законодательная база ЭДО в Беларуси
Переход на ЭДО регулируется рядом нормативных актов:
- Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и ЭЦП»
- Постановление Совета Министров № 1165 от 30.12.2022 определяет порядок обмена первичными бухгалтерскими документами в электронном виде
- Постановление № 419 от 10.06.2025 касается кассовой техники и маркировки, предусматривает обязательное использование ЭДО для определённых видов деятельности
- Налоговый кодекс РБ, актуализированный на 2025 год, предусматривает сдачу отчётности и представление документов в электронной форме
В каких случаях ЭДО обязателен?
На 2025 год ЭДО обязателен для:
- организаций, торгующих маркированными товарами
- компаний, использующих новые кассовые аппараты с функцией онлайн-передачи данных
- предприятий, взаимодействующих с госорганами, налоговой и банками
- поставщиков и подрядчиков, участвующих в госзакупках
Если ваша компания попадает в одну из этих категорий — без ЭДО уже не обойтись.
Какие документы можно перевести в электронный формат?
На практике в Беларуси уже сегодня в электронном виде оформляются:
- счёт-фактуры
- накладные
- акты выполненных работ
- договоры и приложения к ним
- счета на оплату
- отчётность в налоговые органы
- кадровые документы (при наличии внутреннего регламента)
Что необходимо для перехода на ЭДО?
1. Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)
Выдаётся в лицензированных удостоверяющих центрах, например, через Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ).
2. Выбрать оператора ЭДО
Популярные операторы ЭДО в Республике Беларусь:
- ДокОбмен (docobmen.by)
- Контур.Диадок (skbkontur.by)
- СЭД “БелЭнерго”
- ISsoft Docs
3. Интеграция с вашей бухгалтерской системой
Для полноценной работы с ЭДО желательно подключение к 1С, SAP, либо другому ПО. Специалисты компании «АктивУчет» помогут настроить интеграцию с учётом ваших бизнес-процессов.
Преимущества ЭДО для бизнеса
- Снижение затрат на бумагу, курьеров и архивное хранение
- Ускорение документооборота (документы доходят за минуты)
- Безопасность и контроль: все документы подписаны ЭЦП и хранятся в защищённом архиве
- Удобство при налоговых проверках — инспекции принимают электронные документы
- Централизованное хранение и поиск нужной информации
На что обратить внимание при переходе
- Не все контрагенты могут быть готовы к ЭДО, возможен смешанный документооборот
- Требуется обучение сотрудников, особенно бухгалтерии и юристов
- ЭЦП и услуги оператора ЭДО — это дополнительные расходы, которые нужно заложить в бюджет
- При несоблюдении формата могут возникать трудности при сдаче отчётности или прохождении проверок
Рекомендации от «АктивУчет»
Как бухгалтерская компания с многолетним опытом, мы в «АктивУчет» рекомендуем:
- Начать с малого — перевести внутренние документы и простые сделки
- Обучить персонал: особенно бухгалтера и офис-менеджера
- Провести аудит документооборота — понять, какие процессы уже готовы к цифровизации
- Согласовать стандарты с контрагентами — унификация форматов упростит обмен
Мы сопровождаем переход наших клиентов на ЭДО «под ключ» — от оформления ЭЦП до подключения к оператору и внедрения в учётную систему.
Хотите перейти на ЭДО — обращайтесь в «АктивУчет»!
Переход на электронный документооборот в Республике Беларусь — это не просто модный тренд, а необходимость для современного бизнеса. Правильная реализация ЭДО экономит ресурсы, защищает документы и облегчает налоговый контроль.
Компания «АктивУчет» предлагает помощь в подключении к ЭДО, консультировании, выборе оператора и технической настройке.
Оставьте заявку на сайте или свяжитесь с нами, и мы сделаем переход на ЭДО для вашей компании простым и безопасным.
